Gestão por sensação: quando o "acho que está indo bem" custa caro

Pergunto a mesma coisa em toda primeira conversa com um empresário: qual foi a sua margem no mês passado? A resposta mais comum tem a estrutura "acho que em torno de...". Quando conferimos juntos, o número real costuma ficar de 5 a 15 pontos percentuais abaixo do "acho".

Ninguém erra por descuido. O empresário conhece o negócio dele melhor do que eu jamais vou conhecer. O que falta é o hábito de olhar o número medido em vez da sensação, porque a sensação é construída pelos dias bons: a semana cheia, o cliente grande que fechou, o pix que caiu. Os vazamentos são silenciosos e não participam da memória.

Onde a sensação erra mais

Em dezenas de diagnósticos, três pontos concentram a diferença entre o número sentido e o número real:

Margem por produto. A margem média esconde extremos. Já vi empresa com 40% de margem média em que o produto mais vendido operava com 8%. Quanto mais aquele item vendia, mais apertado o caixa ficava, e a sensação era de sucesso.

Custo da hora parada. Equipe ociosa em dia fraco não aparece em relatório nenhum, mas o salário do dia custou o mesmo. Em serviços, a taxa de ocupação real da equipe costuma ficar 20 a 30 pontos abaixo do que o dono estima.

Inadimplência acumulada. O atraso de um cliente é pequeno. A soma dos atrasos de todos os clientes, ao longo de meses, é um número que quase ninguém consolidou. Quando consolida, assusta.

O mínimo que funciona

Não defendo painel com quarenta indicadores. Empresa pequena precisa de poucos números olhados com constância, e na minha experiência quatro bastam para começar: faturamento, margem real do mês, total vencido a receber e as horas (ou pedidos) refeitos.

Um caderno serve. O que muda o jogo é o ritual: mesmo dia, toda semana, os mesmos quatro números anotados lado a lado com os da semana anterior. Em um mês, a tendência aparece. Em três, as decisões começam a sair do "acho" para o "está aqui".

Comece pelo número que você menos conhece

Dos quatro acima, escolha o que você teria mais dificuldade de responder agora e levante só ele esta semana. Se quiser um ponto de partida mais completo, o Raio-X Operacional mede a área de Controles e informação junto com outras quatro, em 8 minutos, gratuito e sem cadastro.