O dinheiro que já é seu e ainda não entrou: quanto custa vender bem e receber mal

Participei de um projeto que recuperou R$2,5 milhões em recebíveis de uma única empresa. Quando conto esse número, a reação costuma ser a mesma: "os clientes eram caloteiros?". Não eram. A maior parte daquele dinheiro estava com clientes dispostos a pagar. O que faltava era alguém cobrar do jeito certo, na hora certa.

Como o dinheiro fica para trás

O padrão que encontrei ali se repete em empresas muito menores. A venda é comemorada no dia em que fecha. A entrega acontece. A nota é emitida. E aí o título entra numa planilha, ou nem isso, e a empresa passa a depender da boa vontade do cliente de lembrar do vencimento.

Quando o pagamento atrasa, ninguém percebe na primeira semana. Quem deveria cobrar tem outras vinte tarefas e cobrar é a mais desconfortável de todas. O atraso de 7 dias vira 30. Com 60 dias, a cobrança já é uma conversa difícil. Com 120, o cliente mudou de contato, questiona o valor ou some.

A conta no seu tamanho

Uma empresa que fatura R$100 mil por mês com prazo médio de recebimento de 45 dias tem R$150 mil na rua o tempo todo. Se 10% disso está vencido sem cobrança ativa, são R$15 mil que já são seus e não entraram. Enquanto isso, o caixa aperta e a empresa toma capital de giro pagando 3% a 5% ao mês para financiar um dinheiro que já é dela.

Esse é o detalhe que mais incomoda: o juro do empréstimo é visível no extrato. O recebível atrasado não aparece em lugar nenhum, a menos que alguém o esteja medindo.

O que resolve, na prática

Nos projetos em que trabalhei, três mudanças respondem pela maior parte da recuperação:

1. Uma lista viva de títulos por vencimento. Planilha simples serve. O critério é alguém olhar toda semana, sem exceção. 2. Régua de cobrança com datas fixas. Lembrete 3 dias antes do vencimento, contato no dia seguinte ao atraso, segunda cobrança em 7 dias, telefone em 15. Cobrança cedo é conversa leve; cobrança tarde é conflito. 3. Dono da cobrança. Uma pessoa com nome, mesmo que acumule outra função. Recebível sem dono envelhece.

Nenhuma das três exige sistema novo ou contratação. Exigem constância, que é justamente o que a rotina engole quando ninguém mede.

Por onde começar

Levante hoje quanto você tem vencido há mais de 30 dias. Se o número te surpreender, ele é o primeiro item da sua semana: uma mensagem educada para cada cliente da lista, começando pelo maior valor. No Raio-X Operacional, a área de Financeiro e perdas mede exatamente esse tipo de vazamento, em 8 minutos e sem custo.