Aquele pedido que você corrigiu três vezes esta semana tem um custo. Ninguém calculou

Tem uma atividade que consome tempo em quase toda empresa pequena que eu entrei e que nenhuma delas mede.

É o retrabalho. Não o retrabalho óbvio, do produto que voltou com defeito. O retrabalho cotidiano: o pedido feito errado, o e-mail que precisou ser reenviado, a tarefa que foi para o cliente sem conferência e voltou para corrigir.

O cálculo que ninguém faz

Pegue um funcionário que ganha R$3.000 por mês. Trabalhando 22 dias, 8 horas por dia, o custo por hora é em torno de R$17. Com encargos, chega perto de R$25.

Se esse funcionário gasta 1 hora por dia em atividades que precisaram ser refeitas, são R$25 por dia, R$550 por mês, R$6.600 por ano. Em um funcionário só.

Nas empresas que acompanhei, o índice médio de retrabalho nas equipes operacionais ficava entre 12% e 20% do tempo total. Em uma semana de 40 horas, isso representa entre 5 e 8 horas que a empresa pagou duas vezes pela mesma entrega.

Por que o retrabalho se mantém

Não é negligência. E na maioria das vezes não é incompetência.

O problema mais comum é a instrução verbal. A tarefa é passada de pessoa para pessoa sem nenhum registro do que foi pedido, do prazo e do padrão esperado. Quando o resultado não bate com o que o dono imaginava, o funcionário refaz. Na próxima semana, acontece de novo.

O segundo problema é a conferência no final. Quando o erro só é descoberto na entrega, o custo de corrigir é maior do que se tivesse sido descoberto no início. O trabalho foi feito até o fim antes de alguém perceber que estava errado.

O terceiro é a ausência de padrão. Se dois funcionários fazem a mesma tarefa de formas diferentes, não existe como comparar qual gerou resultado e qual gerou retrabalho.

O que muda com um checklist de uma página

Escolha a tarefa que mais volta para ser corrigida na sua operação. Escreve o que precisa estar certo antes de entregar. Não um processo longo. Uma lista de 5 a 8 pontos.

Coloca quem executa para usar essa lista antes de entregar o trabalho.

Na primeira semana já dá para ver diferença. O funcionário não precisa adivinhar o que o dono considera "certo". O padrão está escrito.

Isso não resolve todo o retrabalho. Mas resolve o retrabalho que tem a mesma origem toda vez: o que estava na cabeça do dono nunca virou critério claro para quem executa.